Uma empresa de serviços pode permanecer no Simples Nacional e, ainda assim, sofrer uma mudança expressiva na carga tributária de um mês para outro. Isso acontece porque determinadas atividades não possuem enquadramento fixo: a tributação pode ocorrer pelo Anexo III ou pelo Anexo V, conforme o resultado do Fator R.

Na primeira faixa de faturamento, a diferença é significativa. Enquanto o Anexo III começa com alíquota nominal de 6%, o Anexo V parte de 15,5%. Em outras palavras, uma empresa que não acompanha esse indicador pode ficar sujeita a uma alíquota mais de duas vezes superior, mesmo sem mudar de atividade ou sair do regime.

O problema costuma aparecer quando o faturamento cresce mais rapidamente do que a folha de salários, quando o pró-labore é reduzido sem análise tributária ou quando existem inconsistências nas informações transmitidas pelo eSocial. Pequenas variações podem deslocar a empresa de um anexo para outro, reforçando a necessidade de uma revisão periódica do Simples Nacional.

Por isso, entender o Fator R no Simples Nacional não é apenas uma tarefa operacional. Trata-se de uma informação que deve participar do planejamento tributário, financeiro e trabalhista da empresa.

O que é o Fator R no Simples Nacional?

O Fator R no Simples Nacional é a relação entre a folha de salários, incluídos os encargos admitidos pela legislação, e a receita bruta acumulada nos 12 meses anteriores ao período de apuração. Quando o resultado é igual ou superior a 28%, determinadas atividades de serviços são tributadas pelo Anexo III. Se o percentual ficar abaixo de 28%, essas receitas seguem o Anexo V.

A fórmula básica é:

Fator R = FS12 ÷ RBT12

Em que:

• FS12 é a folha de salários dos 12 meses anteriores;
• RBT12 é a receita bruta total acumulada no mesmo período.

A regra está prevista na Lei Complementar nº 123/2006, especialmente no artigo 18, e foi regulamentada pela Resolução CGSN nº 140/2018.

Por que o Fator R pode mais do que dobrar a alíquota?

O Fator R não altera diretamente a alíquota dentro de um mesmo anexo. Seu efeito está na definição de qual tabela será aplicada sobre determinadas receitas de serviços.

Na primeira faixa, destinada a empresas com receita bruta acumulada em 12 meses de até R$ 180 mil, as alíquotas nominais são:

• Anexo III: 6%;
• Anexo V: 15,5%.

Assim, uma empresa que fatura R$ 15 mil no mês poderia recolher, nessa comparação simplificada:

• R$ 900 pelo Anexo III;
• R$2.325 pelo Anexo V.

A diferença seria de R$1.425 em apenas um mês. A alíquota do Anexo V, nesse caso, equivale a aproximadamente 2,58 vezes a alíquota do Anexo III.

Isso não significa que toda empresa submetida ao Anexo V pagará exatamente o dobro. Nas faixas seguintes, deve-se calcular a alíquota efetiva, considerando a receita bruta acumulada e a parcela a deduzir. Ainda assim, a mudança de anexo pode elevar substancialmente o Documento de Arrecadação do Simples Nacional, o DAS.

Quais atividades estão sujeitas ao Fator R?

O Fator R alcança diferentes atividades intelectuais, técnicas e profissionais previstas na legislação do Simples Nacional. Entre os exemplos estão:

• medicina, odontologia e outras atividades da área da saúde;
• fisioterapia;
• psicologia e psicanálise;
• medicina veterinária;
• arquitetura e urbanismo;
• engenharia;
• representação comercial;
• administração e locação de imóveis de terceiros;
• consultoria;
• publicidade;
• jornalismo;
• auditoria;
• tradução e interpretação;
• design;
• academias de atividades físicas;
• desenvolvimento e licenciamento de software, conforme as características da atividade;
• serviços intelectuais de natureza técnica, científica, desportiva ou artística abrangidos pela regra.

A análise não deve ser feita apenas pelo nome empresarial ou pela descrição usada nas propostas comerciais. É necessário verificar o CNAE, o serviço efetivamente prestado, a legislação aplicável e a forma como a receita é segregada no PGDAS-D.

Além disso, nem toda prestação de serviços passa pelo Fator R. Algumas atividades são diretamente tributadas pelo Anexo III, enquanto outras seguem o Anexo IV, no qual a contribuição previdenciária patronal possui tratamento diferente. Por esse motivo, a definição do melhor regime tributário para empresas de serviços exige uma avaliação mais ampla do que a simples comparação entre alíquotas.

Como calcular o Fator R na prática?

O cálculo precisa ser refeito em cada período de apuração. Ele não representa uma escolha definitiva realizada no início do ano.

1. Identifique as receitas sujeitas ao Fator R
   Antes de calcular o percentual, confirme se a atividade exercida está entre aquelas que podem transitar entre os Anexos III e V.
2. Levante a receita bruta dos 12 meses anteriores
   A RBT12 deve reunir as receitas auferidas nos mercados interno e externo, pelo regime de competência, ainda que a empresa utilize o regime de caixa para determinar o valor mensal devido.
3. Apure a folha de salários do mesmo intervalo
   A FS12 considera as remunerações pagas e os encargos admitidos pela legislação nos 12 meses anteriores ao período de apuração.
4. Divida a FS12 pela RBT12
   O resultado da divisão indicará se a empresa alcançou o limite de 28%.
5. Aplique o anexo correspondente
   Com resultado igual ou superior a 0,28, a receita sujeita ao Fator R segue o Anexo III. Abaixo de 0,28, segue o Anexo V.

O Manual do PGDAS-D esclarece que o sistema considera duas casas decimais sem arredondamento. Dessa forma, um resultado de 0,2774 é tratado como 0,27, e não como 0,28.

Exemplo de cálculo do Fator R

Considere uma clínica que apresente os seguintes valores nos 12 meses anteriores:

• receita bruta acumulada: R$ 600.000;
• folha de salários e encargos: R$180.000.

O cálculo será:

R$ 180.000 ÷ R$ 600.000 = 0,30 ou 30%

Como o resultado é superior a 28%, as receitas submetidas ao Fator R serão tributadas pelo Anexo III naquele período.

Agora, considere que a folha acumulada seja de R$ 162.000:

R$ 162.000 ÷ R$ 600.000 = 0,27 ou 27%

Nesse caso, a tributação será realizada pelo Anexo V. Essa diferença mostra por que o indicador deve ser projetado antes de alterações na folha, contratações, retiradas de sócios ou aumentos relevantes no faturamento.

Comparação entre os Anexos III e V

Critério	Anexo III	Anexo V
Resultado do Fator R	Igual ou superior a 28%	Inferior a 28%
Alíquota nominal inicial	6%	15,5%
Alíquota nominal máxima	33%	30,5%
Parcela a deduzir na primeira faixa	R$ 0	R$ 0
Limite geral de receita do Simples Nacional	R$ 4,8 milhões	R$ 4,8 milhões
Aplicação	Receitas de serviços enquadradas no Anexo III pela regra	Receitas de serviços enquadradas no Anexo V pela regra
Revisão	Mensal	Mensal

A alíquota nominal não deve ser aplicada isoladamente nas demais faixas. Para encontrar a alíquota efetiva, utiliza-se a fórmula:

Alíquota efetiva = [(RBT12 × alíquota nominal) − parcela a deduzir] ÷ RBT12

Comparação com faturamento acumulado de R$ 600 mil

Para uma RBT12 de R$ 600 mil:

• Anexo III: alíquota nominal de 13,5% e parcela a deduzir de R$ 17.640;
• Anexo V: alíquota nominal de 19,5% e parcela a deduzir de R$9.900.

As alíquotas efetivas seriam:

• Anexo III: 10,56%;
• Anexo V: 17,85%.

Se a receita do mês fosse de R$50 mil, a diferença estimada entre os anexos seria de R$3.645 no DAS daquele período, antes de considerar eventuais particularidades na segregação das receitas.

O que entra na folha de salários para o Fator R?

Segundo a Lei Complementar nº 123/2006, a folha considerada no cálculo reúne valores pagos a pessoas físicas em razão do trabalho, além de determinados encargos.

Em regra, entram na FS12:

• salários pagos aos empregados;
• pró-labore pago aos sócios;
• pagamentos a contribuintes individuais, quando corretamente informados;
• 13º salário;
• contribuição previdenciária patronal efetivamente recolhida;
• FGTS efetivamente recolhido;
• remunerações informadas nas obrigações trabalhistas e previdenciárias correspondentes.

A folha segue o regime de caixa: considera-se o que foi efetivamente pago nos 12 meses anteriores. A receita utilizada no denominador, por sua vez, segue o regime de competência.

Esse desencontro entre os critérios exige conciliação. Uma empresa pode apresentar faturamento contabilizado em determinado período sem que os salários correspondentes tenham sido pagos dentro da mesma janela.

O que não entra no cálculo?

Não integram a folha do Fator R:

• distribuição de lucros aos sócios;
• aluguéis pagos;
• pagamentos sem natureza de remuneração pelo trabalho;
• retiradas informais não registradas como pró-labore;
• valores sem respaldo nas obrigações trabalhistas e previdenciárias;
• folha de outra pessoa jurídica do grupo econômico.

A contratação de outra empresa prestadora de serviços também não aumenta a FS12. O Fator R considera as remunerações pagas a pessoas físicas e os encargos previstos na legislação.

Aspectos fiscais e operacionais que exigem acompanhamento

O cálculo é mensal e utiliza uma janela móvel

A empresa não permanece automaticamente no Anexo III durante todo o ano, apenas porque atingiu 28% em janeiro. A cada apuração, entram os dados do mês mais recente e saem os valores do mês mais antigo.

Por isso, o percentual pode mudar mesmo quando a folha mensal parece estável. Crescimento acelerado da receita, pagamento de remunerações em datas diferentes e oscilações no pró-labore podem alterar o resultado.

Empresas com atividades diferentes precisam segregar receitas

Uma empresa pode exercer, simultaneamente, atividades tributadas diretamente pelo Anexo III, atividades submetidas ao Fator R e operações enquadradas em outros anexos.

Nessa situação, não se deve aplicar um único anexo sobre todo o faturamento. As receitas precisam ser segregadas corretamente no PGDAS-D conforme sua natureza.

Atingir 28% não encerra a análise tributária

O Anexo III costuma representar uma carga menor do que o Anexo V, mas aumentar salários ou pró-labore exclusivamente para alcançar o percentual pode gerar:

• FGTS;
• contribuições previdenciárias;
• Imposto de Renda sobre o pró-labore;
• férias e 13º salário;
• encargos trabalhistas;
• aumento do custo fixo mensal;
• impactos no fluxo de caixa.

A decisão deve comparar a economia no DAS com o custo total da estrutura necessária. Criar folha fictícia, simular contratações ou registrar pró-labore sem pagamento efetivo não constitui planejamento tributário lícito.

Uma análise adequada faz parte do planejamento tributário para empresas no Simples Nacional e deve considerar a operação, a capacidade financeira e as obrigações previdenciárias e trabalhistas do negócio.

Informações trabalhistas e fiscais devem ser conciliadas

Folha de pagamento, eSocial, pró-labore, FGTS, contribuições previdenciárias, escrituração contábil e PGDAS-D precisam apresentar coerência.

Divergências podem causar cálculo incorreto, perda do enquadramento adequado, recolhimento insuficiente e questionamentos fiscais. A empresa deve manter documentos que comprovem tanto as remunerações quanto os pagamentos efetuados.

A Reforma Tributária exige acompanhamento adicional

As Resoluções CGSN nº 190 e nº 191, publicadas em 2026, ajustaram a regulamentação do Simples Nacional para incorporar CBS e IBS. Segundo a Receita Federal, a maior parte dessas alterações produzirá efeitos a partir de 1º de janeiro de 2027.

Isso torna necessária a revisão periódica das projeções tributárias. O Fator R continua relevante, mas deve ser analisado em conjunto com as mudanças da Reforma Tributária para empresas do Simples Nacional, incluindo as regras de CBS, IBS, apropriação de créditos e opção pelo recolhimento regular desses tributos.

Principais erros no cálculo do Fator R

1. Usar somente a folha do mês

O cálculo não compara a folha e o faturamento do mês corrente. Ele utiliza os valores acumulados nos 12 meses anteriores. Trabalhar apenas com dados mensais pode indicar um anexo incorreto.

Como evitar: mantenha uma memória de cálculo atualizada da FS12 e da RBT12.

2. Somar distribuição de lucros à folha

Lucros distribuídos não possuem natureza de remuneração pelo trabalho e não integram o numerador do Fator R.

Impacto: o percentual pode ser artificialmente elevado, provocando enquadramento indevido no Anexo III.

Como evitar: separe contabilmente pró-labore, distribuição de lucros e demais retiradas.

3. Desconsiderar o pró-labore

Quando o sócio trabalha na empresa e recebe pró-labore devidamente registrado e pago, o valor pode integrar a FS12.

Impacto: a omissão reduz o Fator R e pode levar a empresa ao Anexo V.

Como evitar: defina uma política de remuneração dos sócios compatível com a atividade e a realidade financeira.

4. Aplicar o Fator R a todas as receitas

Empresas com atividades mistas podem possuir receitas sujeitas a diferentes anexos.

Impacto: o DAS pode ser calculado a maior ou a menor, além de criar inconsistências na apuração.

Como evitar: revise CNAEs, contratos, notas fiscais e a segregação das receitas no PGDAS-D.

5. Arredondar um resultado inferior a 28%

Um resultado como 27,74% não deve ser arredondado para 28%. O sistema considera duas casas decimais sem arredondamento.

Impacto: a empresa pode projetar uma economia que não se confirmará na apuração.

Como evitar: utilize o mesmo critério adotado pelo PGDAS-D.

6. Aumentar a folha sem calcular o custo total

Elevar o pró-labore ou contratar empregados pode melhorar o Fator R, mas também amplia os custos trabalhistas e previdenciários.

Impacto: a suposta economia tributária pode ser inferior ao custo gerado.

Como evitar: compare cenários completos, incluindo DAS, INSS, IRRF, FGTS, férias, 13º salário e impacto no caixa.

Benefícios de uma gestão correta do Fator R

O acompanhamento estruturado do indicador permite:

• evitar recolhimentos superiores ao necessário;
• reduzir o risco de enquadramento fiscal incorreto;
• antecipar mudanças entre os Anexos III e V;
• projetar o impacto tributário do crescimento da receita;
• estruturar adequadamente a remuneração dos sócios;
• avaliar contratações com visão financeira e tributária;
• conciliar folha, contabilidade, eSocial e PGDAS-D;
• melhorar a previsibilidade do fluxo de caixa;
• identificar atividades e receitas que precisam ser segregadas;
• tomar decisões com base na alíquota efetiva, e não apenas na nominal.

A aplicação correta também melhora a qualidade do planejamento empresarial. Se a empresa pretende ampliar o faturamento sem modificar a estrutura de pessoal, por exemplo, é possível estimar em que momento o percentual pode cair abaixo de 28% e quanto isso representará no DAS.

Perguntas frequentes sobre Fator R no Simples Nacional

1.O Fator R é calculado todos os meses?

Sim. O cálculo utiliza a folha e a receita bruta acumuladas nos 12 meses anteriores ao período de apuração. Como essa janela muda mensalmente, o resultado também pode variar.

2.Qual é o percentual mínimo para ficar no Anexo III?

O Fator R deve ser igual ou superior a 28%. Se o resultado ficar abaixo desse limite, as receitas submetidas à regra serão tributadas pelo Anexo V.

3.Pró-labore entra no cálculo do Fator R?

Sim, desde que seja efetivamente pago, corretamente registrado e informado nas obrigações correspondentes. Distribuição de lucros não entra no cálculo.

4.Uma empresa sem empregados pode atingir o Fator R?

Pode, dependendo do pró-labore pago aos sócios e dos demais valores admitidos na FS12. A viabilidade deve ser analisada com base nos custos previdenciários, tributários e financeiros.

5.O Anexo III é sempre mais vantajoso?

O Anexo III normalmente apresenta carga menor, mas atingir 28% pode exigir custos adicionais com remunerações e encargos. A vantagem somente pode ser confirmada após comparar o custo total dos cenários.

6.Posso aumentar o pró-labore para alcançar 28%?

É possível revisar o pró-labore quando houver fundamento econômico, trabalho efetivamente prestado e capacidade financeira. A alteração não deve ser artificial e precisa considerar INSS, Imposto de Renda e impacto no caixa.

O que sua empresa deve acompanhar a partir de agora?

O Fator R no Simples Nacional define se determinadas receitas de serviços serão tributadas pelo Anexo III ou pelo Anexo V. O ponto de corte é 28%, calculado pela divisão da folha de salários pela receita bruta dos 12 meses anteriores.

Para evitar surpresas, a empresa deve revisar mensalmente a FS12, a RBT12, a segregação das receitas, o pró-labore, os dados do eSocial e as informações declaradas no PGDAS-D. Também é necessário comparar a possível redução do DAS com todos os custos trabalhistas e previdenciários envolvidos.

Mais do que buscar um percentual, a gestão deve identificar a estrutura tributária que produz o melhor resultado dentro da legislação, sem comprometer o fluxo de caixa ou criar riscos para a empresa.

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A CJF Contabilidade atua há mais de 35 anos com assessoria contábil, fiscal, trabalhista e societária, além de planejamento tributário e apoio consultivo à gestão.

A equipe pode analisar as atividades exercidas, conferir a composição da folha, revisar o enquadramento entre os Anexos III e V, projetar a alíquota efetiva e avaliar os impactos de diferentes estruturas de remuneração. O objetivo é identificar oportunidades legais de economia sem criar riscos trabalhistas, previdenciários ou fiscais.

Se sua empresa presta serviços e ainda não acompanha o Fator R todos os meses, solicite uma análise à equipe da CJF para verificar se o enquadramento e a apuração tributária estão adequados à realidade do negócio.